DASAR-DASAR MENGELOLA ORGANISASI

Pendahuluan
Untuk mengelola dan memenej organisasi dibutuhkan keahlian dan ketrampilan tertentu untuk menjamin terselenggaranya roda organisasi dengan sebaik-baiknya. Untuk itu sebelum memulai tahapan pengelolaan sebuah organisasi harus dipahami benar kultur dan karakteristik yang sudah terbangun diorganisasi tersebut. Tujuan dari proses pemahaman ini adalah untuk menghindari terjadinya konflik-konflik yang tidak perlu terjadi, yang akan banyak menguras banyak fikiran dan perhatian. Pola-pola seperti inilah yang harus dipahami benar oleh seorang pemimpin atau manager yang baru akan memasuki lingkungan sebuah organisasi sehingga dia akan mendapatkan dukungan penuh yang diperlukannya untuk membangun organisasi tersebut.

Bagaimana halnya dengan mengelola sebuah organisasi baru ? Mengelola yang baru sama sekali dan belum memiliki budaya-budaya organisasi tertentu akan jauh lebih mudah walaupun unsure kesulitannya juga tidak sedikit. Yang dilakukan oleh seorang pemimpin atau manager dalam mengelola organisasi seperti ini adalah membangun budaya dan kultur organisasi yang baik serta membangun keterikatan moral yang kuat dikalangan pengurus organisasi untuk meredam dan memperkecil terjadinya perbedaan.
Organisasi tanpa adanya perbedaan-perbedaan didalamnya bukanlah organisasi yang sehat dan akan stagnan(monoton). Sementara sebuah organisasi yang terlalu dinamis dengan perbedaan yang sangat lebar yang fundamental(pokok) justru akan menguburkan fisi dan misi organisasi. Untuk itu, yang paling ideal adalah membangun organisasi yang demokratis dan dinamis dengan berusaha sekuat mungkin mengeliminir perbedaan-perbedaan yang sifatnya subtansial(kokoh). Untuk itu tahapan penyatuan fisi dari seluruh pengurus sangat dibutuhkan disamping menampung seluruh aspirasi yang berkembang sambil mendialogkannya dengan transparan kepada seluruh jajaran pengurus yang ada.

A.LANGKAH MENGELOLA ORGANISASI
Mengelola organisasi adalah sebuah proses untuk menghasilkan out-put yang baik dari organisasi tersebut. Sebagaimana yang sudah dilazimkan dalam teori proses tersebut, ada tiga komponen yang palin penting yang harus dilewati yaitu :

Input > Proses > Out-put

Dimulai dari input sebagai tahapan awal dari pengelolaan organisasi, maka diperlukan input-input yang segar dan kontruktif bagi pengembangan organisasi. Adapun input-input itu berupa:
1.Masukan. 3. Hasil penelitian. 5. Dan lain-lain.
2.Kritik. 4. Hasil work-shop dan seminar.

Dengan bermodalkan input inilah seorang pemimpin dapat menentukan visi dan misi organisasi, sector yang akan digarap, periode kepengurusan, out-put yang dihasilkan, mekanisme pertanggung jawaban dan lain-lain.
Setelah input tlah berhasil dikumpulkan, maka langkah berikut yang harus dilewati adalah prose situ sendiri yang terdiri dari:
1.Proses awal
Bentuk kegiatannya berupa:

a.Up-grading (penataran)
Adapun tujuan dari up-grading adalah untuk menyamakan pemngetahuan seluruh calon pengurus maupun pengurus organisasi terhadap permasalahan keorganisasian. Adalah sesuatu yang wajar didalam sebuah organisasi terdapat perbedaan pemahaman dan pengetahuan tentang organisasi yang disebabkan oleh perbedaan pengalaman didalam sebuah organisasi.

b.Rapat Kerja
Setelah seluruh pengurus di Up-grade pengetahuan dan kemampuannya serta memiliki input yang komprehensif, maka tahapan berikutnya yang dimasuki adalah rapat kerja. Rapat kerja diperlukan untuk menentukan:
1.Visi dan misi organisasi.
2.Program kerja
3.Hak dan kewajiban pengurus dan anggota organisasi.
4.Job desknption atau gambaran kerja yang meliputi batasan-batasan kewenangan dari jabatan-jabatan structural yang ada didalam organisasi.
5.Batasan periode organisasi
6.Mekanisme mutasi, reshuffle dan lain-lain.

2.Proses Pengelolaan Organisasi
Pada intinya, proses pengelolaan organisasi itu adalah pelaksanaan operasional organisasi berdasarkan kesepakatan-kesepakatan yang dihasilkan didalam rapat kerja. Jika dalam perjalanannya terjadi sedikit penyimpangan yang bersifat insidentil harus dimaklumi sebagai warna yang tidak bisa dihindarkan dari perjalanan organisasi. Semuanya masih dianggap sebagai kewajaran untuk dapat ditoleransi, selama tidak menyimpang dari visi dan misi yang diemban oleh organisasi. Selain itu juga, sebuah organisasi harus mempunyai komponen(strutur) yang falid, jelas arah dan tujuan tugasnya yang sesuai dengan visi dan misi yang dituju, maka dengan itulah sebuah organisasi dapat memberikan out-put yang maximal.
Didalam proses mengelola organisasi, ada beberapa fungsi kepemimpinan yang harus diperhatikan yaitu:

a.Fungsi Instruktif
Fungsi ini memiliki kaitan yang erat dengan kemampuan komunikasi seorang pemimpin. Sebuah instruksi agar dapat melaksanakan dengan sebaik-baiknya harus disampaikan dengan bahasa komunikasi yang baik juga, lugas dan mudah difahami. Gambaran tentang fungsi instruktif ini dapat kita lihat dalam Ayat Al-Qur’an yang terjemahannya sebagai berikut ini:
“Berkata Balqis: “Hai para pembesar..! Berilah aku pertimbangan dalam urusan ini, aku tidak memutuskan suatu persoalan sebelum mendapat persetujuan tuan-tuan”. Mereka menjawab: “Kita mempunyai kekuatan dan semangat perang yang cukup, dan urusan itu terserah pada baginda; sebab itu baginda pikirkanlah apa yang hendak baginda perintahkan”(An-Naml:32-33)
Ayat ini menjelaskan tentang fungsi intruktif yang dijalankan tanpa mengabaikan komunikasi dua arah walaupun keputusan pada akhirnya tetap diserahkan kepada pimpinan. Namun proses yang democrats seperti ini akan sangat menguntungkan karena dapat menyerap aspirasi dari bawah, dan bagi seluruh bawahan akan merasa dihargai karena diapun dapat memberikan kontribusi saran dalam porsi yang sama.

Seorang pemimpin harus bisa melakukan POAC: P(Planning), O(Organizing), A (Actuating), & C(Controlling)
Apa maksudnya?
Planning adalah kemampuan seseorang untuk merencanakan suatu kegiatan secara matang. Mulai dari tujuan sampai resiko kegiatan sudah mampu direncanakan.
Organizing adalah kemampuan seseorang setelah mem-planning suatu kegiatan, dilanjutkan dengan pembagian kerja (job) kepada tiap-tiap pengurus. Mulai dari penanggung jawab acara hingga pada kebutuhan konsumsi, semuanya telah dibagi tugaskan.
Actuating adalah proses pemberitahuan kepada anggota (khalayak ramai) tentang kegiatan yang akan dilaksanakan tersebut, sehingga akan mampu menarik simpati dan minat para anggota untuk bersama-sama mensukseskan kegiatan yang akan diadakan tersebut.
Controlling adalah kemampuan seseorang untuk mengawasi dan mengatur segala hal yang telah direncanakan, sehingga mampu menjadikan para pengurus yang lain lebih mau dan mampu bekerja keras untuk memberikan yang terbaik pada rencana kegiatan tersebut.

b.Fungsi Delegasi
Setiap pemimpin tidak akan sanggup bekerja sendiri tanpa dibantu oleh orang-orang yang berada distruktur dibawahnya. Untuk itu mendelegasikan wewenang kepada bawahan akan sangat membantu terciptanya kepemimpinan yang efektif. Subtansi dari pendelegasian ini adalah pemberian izin kepada pengurus organisasi yang lain dalam posisi structural tertentu untuk melaksanakan sebagian dari kewenangan yang diembankan kepadanya.
Didalam memilih orang yang akan didelegasikan kewenangan tersebut, Islam memberikan beberapa tuntunan yaitu:
Orang yang beriman - Bernama baik
Berwibawa - Bijaksana
Berwawasan luas - Arif
Berwajah simpatik - Jujur

c.Fungsi Pengendalian.
Tugas utama dari seorang pemimpin mengendalikan dan mengawasi jalannya organisasi. Jika terjadi penyimpangan-penyimpangan, maka secepatnya sang pemimpin harus menegur untuk segera diadakan perbaikan. Dan jika terjadi kesalahan, maka tanggung jawabnya pun akan diemban kepundak sang pemimpin. Oleh karena itu pengawasan harusdilakukan secermat mungkin untuk menghindari terjadinya kerugian yang lebih besar.
d.Fungsi Keteladanan
Pemimpin merupakan tokoh panutan utama dilingkungan organisasinya sehingga seluruh perilaku sang pemimpin akan selalu disoroti dengan kritis. Oleh karena itu seorang pemimpin dituntut agar selalu menampilkan perilaku terbaiksesuai dengan kebudayaan dan norma dasar organisasi.

Bagi seorang pemimpin yang beriman, perilakunya sekaligus merupakan dakwah bil hikmah. Hal ini berarti diusahakan semaksimal mungkin untuk menampilkan kepribadian islami dan terpuji dihadapan Alloh yang akan membekas kepada tindakan dan kebijaksanaannya.
Beberapa fungsi utama dalam proses mengelola organisasi ini hendaknya bisa dilaksanakan sepenuhnya oleh para pemimpin yang berada didalam organisasi-organisasi tertentu. Fungsi-fungsi tersebut disamping untuk membentuk model kepemimpinan yang efektif, juga bertujuan untuk memudahkan dalam koordinasi antar pemimpin dengan pemimpin dan pemimpin dengan orang-orang yang dipimpinnya. Keterputusan garis komando dan garis konsultasi justru akan mengacaukan pengelolaan organisasi, karena setiap orang akan bergerak masing-masing berdasarkan inisiatif dan rasionya tanpa mempertimbangkan apakah yang ia laksanakan sejalan dengan kebijakan organisasi.
Adapun bagian akhir dari proses tersebut adalah out-put yang bisa dihasilkan, baik itu berupa jasa maupun barang. Adapun ukuran keberhasilan dari penyelesaian(pengadaan) out-put itru adalah:
1.Ketepatan waktu 3. Keuntungan yang diperoleh
2.Efesiensi biaya
Jika ketiga parameter ini dapat dipenuhi, maka jalannya kepemimpinan dan menejemen organisasi dapat dikatakan berhasil, dan fungsi kepemimpinan telah berjalan dengan sebagaimana mestinya. Namun walau sudah memenuhi criteria berhasil, tahapan evaluasi/breafing masih harus dilakukan guna mengetahui kelemahan-kelemahan yang masih ada, bisa saja menjadi sandungan keberhasilan diwaktu-waktu yang akan datang.
Menurut JEANNETTE VOS* dalam lokakarya thelearning organization, gallivarre, Swedia, 1996. mengatakan bahwa ada delapan langkah menuju organisasi pembelajar:
1.Periksalah gambaran umum yang mungkin terjadi. Carilah model untuk masa depan
2.Apa yang kini terjadi. Nilailah realitas anda saat ini. Singkirkan hal-hal negative. Apa yang menghalangi anda? Kegagalan = umpan balik.
3.Apa yang anda inginkan lagi. Bermimpilah! Ciptakan visi tersebut! Fokuskan diri padanya
4.Periksalah ekologi. Apa saja sumberdaya yang anda miliki? Apakah tempat kerja(atau tempat hidup) anda nyaman untuk berfikir? Padukan perilaku dan sikap anda dengan tujuan anda.
5.Lakukan! Tentukan sasarannya secara spesifik. Visualisasikan dengan semua indra. PLAN: Personal Learning Action Plan – Rencanakan aksi belajar pribadi.
6.Satu padukan dengan yang lain. Ciptakan lingkungan yang saling mendukung. Raih dukungan. Bangun struktur tim. “Setiap orang mengajar satu orang”
7.Evaluasi, tinjau, rayakan. Apakah anda mencapai sasaran? Sukseskah anda? Seberapa sukses? Petakan kembali jika perlu.
8.Daur ulang. Gandakan keberhasilan anda.

B.MENUMBUHKEMBANGKAN BUDAYA ORGANISASI
Sebagai mana yang sudah disinggung pada awal pembahasan tadi bahwa salah satu elemen terpenting dari sebuah organisasi adalah budaya yang tumbuh ditengah-tengah organisasi itu sendiri. Adapun bentuk dari budaya tersebut dapat bersifat dzahir atau terlihat, maupun abstrak atau tidak terlihat.
Budaya atau kultur organisasi yang terlihat berupa interaksi social masyarakat organisasi tersebut, gaya berpakaian islami atau tidak, kedisiplinan dll. Kultur yang terlihat ini diklasifikasikan karena sifatnya yang dapat diukur dalam parameter-parameter tertentu seperti agama, budaya re4gional, prestasi kerja dan sebagainya.
Adapun budaya organisasi yang tidak terlihat adalah kebiasaan yang berkembeng ditengah-tengah masyarakat organisasi namun tidak dapat diukur parameter-parameter apaun kecuali ditandai akses-akses dan dampak yang ditimbulkan. Contoh dari budaya ini meliputi hal-hal yang bersifat idiologis(perjuangan). Budaya organisasi seperti ini sering kali kita temukan dalam partai-partai politik maupun organisasi-organisasi kepemudaan dan masa.
Menumbuh kembangkan budaya organisasi dalam batasan-batasan yang baik dan memancing kompetisi yang sehat memang harus dilakukan seperti membudayakan disiplin kerja, melaksanakan sholat berjamaah pada jam-jam kerja, membiasakan pegawai dan pengurus organisasi untuk mengenakan busana muslim setiap harinya dan lain-lain. Namun jika budaya yang berkembang kebalikannya seperti korupsi waktu dll yang akan merugikan organisasi, maka sebaiknya dipangkas/resafel sejak awal untuk diadakan peraturan-peraturan formal sebagai langkah antisipatif.

Kata-kata mutiara :

“ kebanyakan orang gagal adalah yang tak menyadari betapa dekatnya mereka ketitik sukses saat mereka memutuskan untuk menyerah”

“Menjadi luar biasa itu hebat , tapi sering kali orang lupa, menjadi ‘biasa’ saja itu sulit”

“ Kita akan menjadi lebih besar pada saat kita bisa menerima sesuatu”

Bahan bacaan:
- Aunur Rohim Fakih, Kepemimpinan Islam, UII Pers, Yogyakarta, 2001
- Nancy Stevenson, Seni Memotifasi, Andi, Yogyakarta, 2002
- Miftah Toha, Perilaku Organisasi, Raja Grafindo Persada, Jakarta, 1993
- Dr.Danang Fatah, Landasan Manajemen Pendidikan, PT Remaja Rosdakarya,Bandung, 2006


Alim

Bukan orang yang banyak ilmu
Bukan pula keluaran perguruan tinggi
Tapi alim orang yang tahu
Arif akan kadar diri


Rembang,2000 Jahid



Kau asingkan aku

Kau asingkan aku dari khalayak ramai
Kau singkirkan aku dari teman-temanku

Cacian, makian apalagi yang kau berikan padaku
Akhirnya kau jadikan aku sok tahu

Namun aku tak tahu akan semua ini?
Hatiku damai bersama Sang Robbi
…….amin


Tebuireng,1998 jahid